EIN Ne Demek, Kimler Almalı, Nasıl Alınır?

EIN Ne Demek? (Employer Identification Number Tanımı)

EIN (Employer Identification Number), IRS (Internal Revenue Service – Amerika’nın vergi dairesi) tarafından verilen, Amerika’daki şirketlere özgü 9 haneli bir vergi kimlik numarasıdır. Bu numara, şirketinizin tıpkı bireylerin Sosyal Güvenlik Numarası (SSN) gibi resmiyet kazanmasını ve vergisel olarak tanınmasını sağlar.

Ancak unutulmamalıdır ki EIN, SSN ile karıştırılmamalıdır. SSN bizzat bireyler için, EIN ise ticari kurumlar, dernekler ve çalışan istihdam eden yapılar için kullanılır. EIN sayesinde, şirketiniz vergi beyannamesi verebilir, banka hesabı açabilir, çalışan istihdam edebilir ve tüm resmi finansal işlemleri yasal zeminde yürütecek kimliğe kavuşur.

EIN Neden Gereklidir?

Amerika’da şirket kurmanın ardından atılması gereken ilk adımlardan biri EIN almaktır. Bu numara, şirketin IRS tarafından resmen tanınması ve vergisel sorumluluklarını yerine getirebilmesi için şarttır.

Ayrıca EIN numarası olmadan Amerika’daki bankalarda ticari banka hesabı açamazsınız. Bu, hem yerli hem de yabancı girişimciler için önemli bir kriterdir. Stripe, PayPal, Shopify Payments gibi dijital ödeme sistemleri de hesap açılışında genellikle EIN talep eder. Eğer şirketinizde personel çalıştırmayı düşünüyorsanız, Social Security Administration ve IRS ile yapacağınız tüm bildiriler EIN uzerinden yürütülür.

Kimler EIN Almak Zorundadır?

Her şirket EIN almak zorunda değildir. Ancak aşağıdaki yapılardan birine sahipseniz ya da bu faaliyetlerden birini planlıyorsanız, EIN almak sizin için zorunludur:

• LLC (Limited Liability Company)
• Corporation (C-Corp veya S-Corp)
• Ortaklık yapıları (Partnership)
• Kar amacı gütmeyen dernek ve vakıflar (Nonprofit organizations)
• Çalışan istihdam etmeyi planlayan bireysel işletmeler

Bunun yanı sıra, federal vergi ödemesi gereken, emlak veya trüst yönetimi yapan ya da vergiyle ilgili tüm faaliyetlerde bulunan yapılar da EIN almakla yükümlüdür.

ABD Dışında Yaşayanlar EIN Alabilir mi?

Evet, Amerika Birleşik Devletleri’nde yaşamayan ancak burada şirket kurmak isteyen yabancı girisimciler de EIN alabilir. SSN ya da ITIN numarası olmayan kisiler için başvuru yolu biraz daha farklıdır.

Online başvuru sistemi (IRS’in resmi web sitesi üzerinden) sadece ABD içinde yaşayan ve SSN sahibi bireyleri kabul etmektedir. Ancak yabancı girisimciler, SSN girisimciler, SSN\u201i olmayanlar için fax veya posta yoluyla Form SS-4 kullanarak EIN alabilirler. Alternatif olarak, bu işlemleri sizin adınıza yürütebilecek bir yeminli temsilci (third-party designee) belirleyebilirsiniz.

EIN Başvurusu Nasıl Yapılır?

EIN başvurusunu aşağıdaki yollarla yapabilirsiniz:

1. Online Başvuru: ABD vatandaşı olanlar ve SSN sahibi bireyler için en hızlı yöntemdir. IRS Online EIN Assistant uzerinden başvuru yapılabilir.
2. Fax ile Başvuru: Form SS-4 doldurularak +1-855-641-6935 numarasına fax çekilebilir. Yurt dışından başvuranlar +1-304-707-9471 numarasını kullanmalıdır.
3. Posta ile Başvuru: Doldurulmuş SS-4 formu aşağıdaki adrese postalayarak gönderebilirsiniz:Internal Revenue Service
   Attn: EIN Operation
   Cincinnati, OH 45999
   USA
4. Telefon ile Başvuru (Sadece Yabancılar için): ABD dışında bulunan girisimciler +1-267-941-1099 numaralı IRS hattını arayarak telefonla başvuru yapabilirler. Bu yöntemde de SS-4 formunun hazırda bulunması gerekir.

Başvuru süreci sonunda size verilen EIN numarası, şirketinizin tüm resmi işlemlerinde kullanacağı kimlik numarası haline gelir. Bu numarayı kaybetmemeniz son derece önemlidir.

EIN Almak İçin Gerekli Belgeler

EIN başvurusu için genellikle çok karmaşık bir evrak düzeni gerekmese de, doğru belgelerle işlemi tamamlamak çok önemlidir. Amerika’da yerleşik olmayan biri olsanız bile, şu belgeler size gerekli olacaktır:

• Pasaportunuz: Kimlik tespiti için en temel belgedir.
• Şirket Kuruluş Belgeleri: LLC, Corporation ya da diğer yöntemlerle kurduğunuz şirketin “Articles of Organization” veya “Certificate of Formation” gibi belgeleri.
• Yetkili Temsilci Bilgileri: EIN başvurusunu yapacak kişinin adı, adresi ve imzası.
• Adres Bilgisi: ABD içinde bir posta adresi, genellikle bu adres bir Registered Agent adresi olarak kullanılabilir.
• SSN ya da ITIN: Amerikan vatandaşı veya yerleşik yabancılar için zorunludur. Ancak ABD dışından başvuranlar SSN olmadan da başvuru yapabilir.

Eğer SSN ya da ITIN numaranız yoksa, başvurunuzu IRS’ye telefon ya da posta yoluyla yapmanız gerekir. Online sistem sadece SSN veya ITIN olanlar için geçerlidir.

EIN Ücreti Ne Kadardır?

IRS tarafından sağlanan EIN numarasını almak tamamen ücretsizdir. Yani, IRS web sitesinden ya da doğrudan başvuru yaptığınızda herhangi bir üret talep edilmez. Ancak, pek çok aracı kurum veya danışmanlık firması bu işlemi sizin yerinize yapmayı teklif ederek belirli bir ücret talep eder.

Bu ücretler firmaya göre değişmekle birlikte genellikle 50 ile 250 dolar arasında değişir. Bu hizmeti seçmek istiyorsanız, firmaların sunduğu destek seviyesi, işlemin hızı ve iade politikası gibi detaylara dikkat etmeniz önerilir.

EIN ile Neler Yapabilirsiniz?

EIN numarası sahibi olmak, bir şirketin resmiyet kazandığının ve faaliyetlerini yasal olarak yürütebileceğinin ilk adımıdır. Sahip olduğunuz EIN numarasıyla şu işlemleri gerçekleştirebilirsiniz:

• Amerika’da banka hesabı açmak: Şirketiniz adına ticari bir banka hesabı açmanız için EIN zorunludur.
• Shopify Payments veya Stripe Entegrasyonu: Online satış yapmak isteyen girisimciler için bu ödeme sistemlerinin kullanılabilmesi için EIN gereklidir.
• Vergi Bildirimi ve Beyanlar: IRS’ye yıllık vergi beyannameleri sunarken EIN kullanılır.
• Çalışan İşe Alma: Eğer çalışan istihdam edecekseniz, IRS tarafından verilen EIN ile bordro işlemleri ve sosyal güvenlik bildirimlerini gerçekleştirebilirsiniz.

Ayrıca PayPal Business, Amazon Seller Central ve benzeri e-ticaret platformları da EIN’i gerekli görmektedir.

EIN ve ITIN Arasındaki Farklar

ABD vergi sisteminde EIN kadar sık karşılaşılan bir diğer terim de ITIN’dir. Bu iki numara bambaşka ama zaman zaman karıştırılan kavramlardır.

• EIN (Employer Identification Number): Şirketlerin ve bazen bireysel girisimcilerin kullanması için tasarlanmış vergi numarasıdır. Kurumsal işlemlerde kullanılır.
• ITIN (Individual Taxpayer Identification Number): SSN sahibi olmayan bireyler için verilen bireysel vergi numarasıdır. Serbest meslek sahipleri, bireysel freelancer’lar veya vergi beyanında bulunması gereken ancak SSN alamayan yabancılar için kullanılır.

Basit bir anlatımla: EIN şirketin, ITIN bireyin vergi numarasıdır. Eğer bir birey olarak şirket kuruyorsanız, her ikisine birden ihtiyacınız olabilir.

EIN Numarası Kaybedilirse Ne Yapılır?

EIN numaranızı kaybettiyseniz ya da unutursanız, endişelenmenize gerek yok. Şirketinizi kurduğunuzda IRS tarafından size gönderilen “CP 575” isimli belge EIN’inizi içerir. Bu belgenin bir kopyasını dosyalarınızda saklamanız önemlidir.

Eğer belgeye erişiminiz yoksa, IRS’yi arayarak aşağıdaki bilgilerle tekrar talep edebilirsiniz:

• Şirket adı
• Yetkili kişinin ismi
• IRS’ye verilen iletişim bilgileri
• Türkiye’den arıyorsanız: +1 267-941-1099 numaralı telefon IRS için kullanılabilir

IRS doğrulama işlemi yaparak size EIN numaranızı tekrar iletecektir. Ancak bu işlemin sürecini kısaltmak için önceden evraklarınızı hazır etmeniz faydalı olacaktır.